Het bestuur van de plaatselijke tennisvereniging haalt nog eens diep adem: ‘Jubileumbraderie met straattennistoernooi. Krijgen we dat op tijd door de gemeentelijke vergunningenmolen?’
Het titelblad van het gemeentelijke beleidsrapport suggereert enige klantgerichtheid. Op een kleurige achtergrond staat in sierlijke krulletters:
‘Evenementenbeleid. De spelregels bij evenementen’
Beleidsrapport
Gevolgd door een sprankelende, toegankelijke tekst?
Nou, nee.
De eerste pagina verwelkomt de tennisvereniging met:
Het doel van evenementenbeleid is enerzijds het vastleggen van wat met betrekking tot evenementen in de gemeente [X], in relatie tot de APV en veiligheid, is toegestaan en onder welke voorwaarden. Ofwel het scheppen van een klimaat waarbinnen een zorgvuldige afweging van lusten en lasten bij evenementen plaatsvindt.
Anderzijds het zodanig afstemmen van processen binnen de vergunningverlening zodat deze vergunningverlening zo efficiënt en daarmee zo goedkoop mogelijk, voor zowel aanvrager als verlener kan plaatsvinden.
De secretaris zucht.
De voorzitter zegt: ‘In dit stuk staan de regels waaraan een evenement moet voldoen. Een evenement moet bijvoorbeeld niet onnodig veel overlast geven en veilig zijn voor deelnemers en omwonenden. Daarnaast zet de gemeente zich in om de aanvraag en toekenning van een vergunning efficiënt te laten verlopen; efficiënt voor de aanvrager en efficiënt voor de gemeente. Dat staat er.’
‘Ik bel ze wel even’, zegt de secretaris.
Een gemiste kans voor de ambtenaar. Als alle organisaties met feestplannen eerst de gemeente bellen om uitleg is dat heel inefficiënt. Is de beleidstekst toegankelijk en overzichtelijk, dan maakt de aanvrager meteen zijn afwegingen. De gemeente krijgt dan alleen nog telefoontjes over concrete aanvragen of over ingewikkelde procedures.
3 tips voor de schrijver
1. Wissel van perspectief
Neem de vragen van de lezer als uitgangspunt van de tekst en niet de procedures binnen de gemeente. Bedenk wat een organisator van een evenement moet weten en welke stappen hij in de procedure doorloopt.
2. Schrijf actief
Benoem zo veel mogelijk wie wat doet. Werp geen rookgordijn op van ‘worden’ en ‘kunnen’. Dus: afdeling X behandelt de aanvraag. (Niet: de aanvraag wordt behandeld door het door de gemeente ingerichte loket.) Geef uitleg zoals je dat in een telefoongesprek zou doen.
3. Gebruik concrete taal
Wees kritisch op elke zin: staat er informatie? Wat bedoel je als je schrijft: ‘Het betrof de vertrekpunten en de bandbreedtes die bij de ontwikkeling van het evenementenbeleid als uitgangspunt zouden gaan dienen.’ Kijk steeds of je je tekst kunt verduidelijken met concrete voorbeelden.
Schrijf jij toegankelijke tekst?
Dan haal je een ferme streep door de volgende alinea:
Bij de organisatie van de meeste evenementen zijn veelal verschillende gemeentelijke afdelingen betrokken evenals de politie en de brandweer. Uit het oogpunt van een gecoördineerde aanvraagbehandeling en het al of niet over te gaan tot vergunningverlening is in [onze gemeente] gekozen voor één aanspreekpunt: de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning(BMO). De afdeling is bereikbaar onder …
Met het bestuur van de tennisvereniging in gedachten schrijf je:
Bij de meeste evenementen zijn verschillende afdelingen en diensten betrokken bij de organisatie. Bijvoorbeeld de afdeling Gemeentewerken, afdeling Verkeer en Vervoer en verder de politie en de brandweer.
De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) coördineert de aanvragen en de vergunningverlening. Het telefoonnummer van de afdeling is: 0123-547698.
Als je het hele rapport zo aanpakt, scheelt dat de afdeling BMO heel veel telefoontjes.
En de gemeente veel geld.
Ook toegankelijke juridische teksten schrijven?
Vraag nu 3 gratis schrijftips aan.
Bel voor tekstadvies, redactie en schrijfbegeleiding naar APCtekst; expertise in juridische taal.
